Ertu tilbúin/n fyrir starfsmannasamtalið?

Nú er runninn upp sá tími árs að margir vinnustaðir eru farnir að undirbúa starfsmannasamtöl. Margar stofnanir nálgast verkefnið á hefðbundinn máta þar sem samtalið fer fram reglulega og er sett upp með nokkuð formlegum hætti þar sem starfsmaður og stjórnandi hittast árlega og ræða ákveðin mál sem undirbúin hafa verið fyrirfram með aðstoð gátlista og annarra undirbúningsgagna.

Góður undirbúningur getur skilað vel heppnuðu samtali þar sem rædd eru atriði sem skipta þig máli.

Mikilvægt er að starfsmenn og stjórnendur undirbúi sinn hluta vandlega til að leggja sitt af mörkum til að samtalið skili sem mestum árangri. En mismunandi er hvernig tilfinningar starfsmannasamtöl vekja upp. Sumir hlakka til þess en samtalið getur valdið kvíða og vanlíðan hjá öðrum. Neikvæð upplifun af fyrri samtölum getur spilað stóran þátt en miklu máli skiptir þó að reyna eftir fremsta megni að nálgast verkefnið á jákvæðan máta. Ef ákveðið hefur verið að starfsmannasamtöl skuli haldin þá er það tækifæri til að hafa áhrif á starfið, starfsumhverfi og þróun í starfi. Hvernig til tekst er í raun sameiginleg ábyrgð starfsmanns og stjórnanda. Með góðum undirbúningi er líklegra að samtalið fari vel fram og rædd séu atriði sem skipta raunverulegu máli. 

Svaraðu grunnspurningunum hérna til hliðar þegar þú byrjar að undirbúa starfsmannasamtalið. Smelltu á spurningarnar til að fá meiri upplýsingar.

Dæmi um undirbúningsblað starfsmanns fyrir starfsmannasamtal

Dæmi um undirbúningsblað fyrir stjórnanda fyrir starfsmannasamtal

Ávinningurinn af vel heppnuðu starfsmannasamtali er margvíslegur en felur helst í sér mikilvæga miðlun upplýsinga milli starfsmanns og stjórnanda.

Starfsmaður fær uppbyggilegar upplýsingar um hvernig viðkomandi er að standa sig í starfi, gefist getur tækifæri til að tjá sig um starfsumhverfið og samskipti við aðra starfsmenn, viðkomandi getur gert sér betur grein fyrir væntingum og bætt skilning sinn á eigin starfi og starfsþróun.

Þetta skiptir máli því að nútímasamfélagið sem við lifum í breytist mjög hratt og verða starfsmenn að geta tileinkað sér nýja hæfni og lært samhliða því að starfa. 

Viðhorf þátttakenda hefur mikil áhrif á árangur samtalsins og því er mikilvægt að draga úr neikvæðum áhrifum með uppbyggilegum samskiptum um ferlið.

Það má segja að starfsmaður og næsti yfirmaður viðkomandi „eigi“ starfsmannasamtalið saman. Það er að segja, ef annar aðilinn nálgast verkefnið ekki af heilum hug þá hefur það veruleg áhrif á niðurstöðu samtalsins og hvernig mun ganga að fylgja því eftir.

Gagnlegt er að koma ábendingum á framfæri áður en samtalið fer fram og getur stuttur undirbúningsfundur komið sér vel ef grunur leikur á að framkvæmd samtalsins geti reynst erfið. Undirbúningsfundinn er hægt að halda með hópi starfsmanna ef slíkt hentar betur. 

Sú áætlun og markmið sem sett eru upp í starfsmannasamtalinu verða að vera í takti við heildarstefnu og starfsáætlun stofnunar. Mikilvægt er að horfa fram á veginn í starfsmannasamtalinu og taka fyrir verkefni og mál sem tilheyra nútíð og framtíð því það þjónar litlu að eyða miklum tíma í að velta fyrir sér hvað sé liðið og skoða um of gömul vandamál.

Það er líklegra til árangurs að skoða verkefnin sem eru í gangi núna og næstu misseri og setja markmið sem hafa áhrif á frammistöðu í framtíðinni. 

Markmið sem eru raunhæf og tengjast stefnu stofnunarinnar eru líkleg til að hafa áhrif á líðan í starfi og tengsla við vinnuumhverfið og hjálpa við að ná árangri í starfi.

Mörgum reynist erfitt að fylgja þeirri áætlun sem sett er upp í starfsmannasamtalinu eftir og er eftirfylgnin oft skilgreind sem meginverkefni stjórnandans. Eins og áður hefur komið fram þá „eiga“ starfsmenn og stjórnendur samtalið saman. Því er mikilvægt að starfsmenn hugi að hvað þeir geti gert til að fylgja málum eftir.

Áætlunina og markmiðin tengd henni þarf að skoða reglulega yfir árið og getur verið gott fyrir starfsmenn að sýna frumkvæði og kalla reglulega eftir endurgjöf og skoða tímasett markmið. Þannig má koma í veg fyrir að málum sé ekki fylgt nægilega vel eftir. 

Með reglulegum samskiptum yfir árið, sem geta bæði verið formleg og óformleg, má einnig taka á vandamálum þegar þau koma upp í stað þess að bíða eftir næsta árlega samtali. Þannig má viðhalda þeirri stefnu að starfsmannasamtölin fjalli um nútíð og framtíð en minna um fortíðina.

Einn mikilvægasti hluti starfsmannasamtalsins er að leggja línurnar fyrir sí- og endurmenntun starfsmanna og velta fyrir sér hvaða hæfni þurfi til að sinna starfinu og hvort hæfnikröfurnar hafi breyst. Skoða þarf starfslýsingu vandlega í þessu samhengi og athuga hvort nauðsynlegt sé að gera breytingar miðað við þær kröfur sem gerðar eru.

Skoða þarf sérstaklega tímabundin verkefni og önnur sérstök verkefni og athuga hvort þau séu í raun tímabundin eða orðin hluti af starfinu. Einnig er mikilvægt að starfsmaður skoði námskeiðsframboð og velti fyrir sér fræðsluþörf sinni.

Flestar stofnanir bjóða uppá ýmsa fræðslumöguleika og hafa aðildarfélagar Starfsmenntar aðgang að fjölbreyttu námsframboði þeim að kostnaðarlausu. 

Smelltu hérna til að skoða námsframboð Starfsmenntar.

Stofnanir og starfsmenn stofnana lifa og hrærast í rauntíma og eru hluti af samfélagi sem einkennist af auknum hraða og breytingum á tækni. Störfin innan stofnana eru að breytast líkt og störf í fyrirtækjum á hinum almenna markaði.

Ákall um meiri framsækni, aukna þjónustu, fjölbreytt upplýsingaflæði ásamt skilvirkni og sjálfvirkni afgreiðslu gerir það að verkum að hinn opinberi starfsmaður þarf að huga að hæfni sinni nánast daglega og vera þátttakandi í virkri starfsþróun og hluti af öflugu teymi sem hefur sameiginlega framtíðarsýn.

Það borgar sig að sýna frumkvæði og líta á starfsmannasamtöl jákvæðum augum þar sem gefst tækifæri til vaxtar og þróunar í starfi.