Er allt klárt fyrir nýja starfsmanninn?

Fyrstu kynni starfsmanns og vinnuveitanda verða ekki endurtekin og þau geta haft afgerandi áhrif á samband þessara aðila. Ef ekki er rétt staðið að móttöku nýrra starfsmanna er hætt á að þeir upplifi óöryggi og óvissu um hlutverk sitt. Þess vegna er mikilvægt að móttaka og þjálfun þeirra sé kerfisbundin og markviss. 

Formlegt móttökuferli þar sem hugað er að fræðslu og þjálfun nýrra starfsmanna leiðir til þess að þeir eru fljótari að ná tökum á starfinu og aðlagast starfsmannahópnum betur. Starfsmenn sem finna að þeir eru velkomnir eru síður líklegir til að hætta á fyrstu mánuðum í starfi.

Hér eru nokkur atriði sem gott er að hafa í huga við móttöku nýrra starfsmanna. Smelltu á plúsinn (+) til að fá nánari upplýsingar. 

Gátlisti: Undirbúningur

Gátlisti: Kynning á vinnustað og starfsemi

Gátlisti: Sérhæfð starfsþjálfun

Gátlisti: Eftirfylgni

Ábyrgðaraðili er ávallt framkvæmdastjóri, forstöðumaður, mannauðsstjóri, millistjórnandi eða annar stjórnandi, sem síðan getur svo falið öðrum starfsmanni að fylgja ferlinu eða einstökum hlutum þess eftir.
Hlutverk ábyrgðaraðila eru:

  • Að sjá til þess að virkt móttökuferli sé sett í gang á tilsettum tíma.
  • Að sjá til þess að gátlistar og önnur gögn séu til staðar og útfyllt með viðeigandi hætti.
  • Að tryggja að atriðum undirbúnings og eftirfylgni sé framfylgt.
 

Móttökuferli felur í sér að tekið er á móti nýjum starfsmanni/starfsmönnum á samræmdan og skipulegan máta.

Markmiðin eru:

  • Að skapa jákvæð tengsl nýs starfsmanns við vinnustaðinn frá upphafsdegi ráðningar.
  • Að tryggja markvissa upplýsingamiðlun.
  • Að draga úr líkum á aukinni starfsmannaveltu.
  • Að stuðla að jákvæðu viðhorf starfsmanns til vinnustaðarins.
  • Að hafa áhrif á starfsánægju og gera nýjan starfsmann öruggari í starfi.
 

Móttaka nýrra starfsmanna getur verið með ýmsum hætti og skiptir mestu að ferlið sé þannig hannað að það henti þeirri starfsemi sem um ræðir, sé í takti við áherslur vinnustaðarins og þá mannauðsstefnu sem er í gildi. Það má gera ráð fyrir að ferlið spanni þrjá mánuði í heild sinni en hægt er að stytta það t.d. ef um tímabundna ráðningu er að ræða og/eða koma þarf starfsmanni hratt inní starfið og fyrirliggjandi verkefni.

Í grunninn má skipta ferlinu í fjögur skref:

  • Undirbúning
  • Kynningu á vinnustað og starfsemi – almenn þjálfun
  • Sérhæfða starfsþjálfun
  • Eftirfylgni

Öll skrefin eru jafn mikilvæg og tengjast innbyrðis. Mikilvægt er að gleyma ekki síðasta skrefinu þ.e.  eftirfylgninni. Litlu skiptir hvort ferlið tekur einn eða þrjá mánuði, það sem mestu máli skiptir er að halda ferlið út í heild sinni og ekki að hoppa yfir skref. Skipulagning ferlisins er á höndum ábyrgðaraðila.

 

Stofnun setur sér verklagsreglur um móttöku nýs starfsfólks og gátlisti yfir nauðsynleg atriði er gagnlegur til að tryggja að ekkert gleymist við móttöku nýrra starfsmanna. Á gátlistanum kemur fram hverju skal vera lokið áður en starfsmaður kemur til starfa, hvernig tekið er á móti starfsmanni fyrsta daginn og hvernig er staðið að bæði almennri og starfstengdri þjálfun. Þá er einnig er gagnlegt að tilnefna ábyrgðarmann fyrir hvern þátt gátlistans. 

Æskilegt er að yfirmaður útnefni einn úr starfsmannahópnum sem leiðbeinanda, sem hefur það hlutverk að leiðbeina nýjum starfsmanni, kynna hann fyrir vinnufélögum og staðháttum á vinnustað og vera nýjum starfsmanni innan handar á fyrstu vikum eða mánuðum í starfi.

Það er góð regla að hafa vinnuaðstöðu tilbúna fyrir fyrsta vinnudag nýs starfsmanns en einnig að tryggja að gengið hafi verið frá aðgangi að húsnæði og tölvukerfi, starfslýsing sé til staðar og ráðningarsamningur undirbúinn til undirskriftar. Þá er einnig nauðsynlegt að tryggja að allar upplýsingar er varða launa og önnur starfskjör séu til reiðu og berist réttum aðila til launaafgreiðslu. 

Vandaður undirbúningur felur einnig í sér að aðrir starfsmenn séu upplýstir um komu nýja starfsmannsins og að það sé á hreinu hver muni sinna móttökunni fyrsta daginn. Þá má hafa í huga að bjóða nýjum starfsmanni í heimsókn nokkru áður en fyrsti formlegi vinnudagurinn rennur upp, svona til að brjóta ísinn.

Nýir starfsmenn skulu fá fræðslu og þjálfun við hæfi og viðeigandi aðstoð til að komast hratt og örugglega inn í starfið. Þjálfun nýrra starfsmanna skiptist í almenna þjálfun og starfstengda þjálfun:

Almenn þjálfun tekur til almennra upplýsinga um starfsemina:

  • Kynning á starfsemi stofnunarinnar, sýn, gildum, markmiðum og stefnu. Í vissum tilvikum þarf einnig að kynna þau lög og reglugerðir sem liggja til grundvallar starfseminni. Leggja áherslu á að nýi starfsmaðurinn geri sér grein fyrir í hverju kjarnastarfsemin og lykilverkefni stofnunar felast og hverjir eru helstu viðskiptavinir/haghafar.
  • Kynning á tölvukerfum og ýmsum stefnum stofnunar svo sem starfsmannastefnu, öryggisstefnu, jafnréttisstefnu, fjarvistarstefnu og starfsþróunar- og símenntunarstefnu.
  • Kynning á helstu verkferlum, tölvukerfum og þeim siðum og venjum sem ætlast er til að starfsmaðurinn tileinki sér.
  • Kynna þarf nýja starfsmanninn fyrir samstarfsmönnum og útskýra fyrir honum hlutverk annarra starfsmanna og boðleiðir svo hann viti hvert á að leita eftir aðstoð.
  • Veita nýliðanum ýmsar hagnýtar upplýsingar svo sem um neysluhlé, tilkynningu veikinda, skipulag húsnæðis, vinnuaðstöðu, réttindi og skyldur.

Starfstengd þjálfun tengist verkefnum starfsmannsins:

  • Starfstengd þjálfun er sérsniðin að starfinu sem nýi starfsmaðurinn á að sinna og þörfum starfsmannsins fyrir þjálfun. Markmiðið er að aðstoða starfsmanninn við að laga sig hratt og vel að þeim kröfum sem gerðar eru til hans í starfi. Áður en starfstengd þjálfun er skipulögð þurfa þess vegna að liggja fyrir upplýsingar um hvaða kröfur starfið gerir til starfsmannsins (starfslýsing) og hvaða færni nýi starfsmaðurinn býr yfir. 
  • Í starftengdri þjálfun er farið markvisst yfir þau atriði sem skipta máli fyrir árangur í starfi, rétt vinnubrögð kennd og útskýrt hvaða árangurs er vænst af starfsmanninum og hvernig sá árangur er mældur. 


Fyrstu dagar í nýju starfi felast að mestu leyti í að læra á vinnustaðinn, kynnast samstarfsfólkinu og koma sér hægt og rólega inn í verkefnin og verklagið.

 

Eftirfylgni með ferlinu er notað til að tryggja að nýr starfsmaður hafi fengið þá þjálfun sem lagt var upp með í upphafi og gera áætlun um frekari kynningu og þjálfun ef þurfa þykir. Rétt er að spyrja um líðan í starfi og hvort starfsmaður sjálfur hafi sérstakar óskir t.d. um að hluti af þjálfuninni verði endurtekinn. 

Fyrstu kynni starfsmanns og vinnuveitanda verða ekki endurtekin og þau geta haft afgerandi áhrif á samband þessara aðila. Ef ekki er rétt staðið að móttöku nýrra starfsmanna er hætt á að þeir upplifi óöryggi og óvissu um hlutverk sitt. Þess vegna er mikilvægt að móttaka og þjálfun nýrra starfsmanna sé kerfisbundin og markviss. Formlegt móttökuferli þar sem hugað er að fræðslu og þjálfun nýrra starfsmanna leiðir til þess að þeir eru fljótari að ná tökum á starfinu og aðlagast starfsmannahópnum betur.

Starfsmenn sem finna að þeir eru velkomnir eru síður líklegir til að hætta á fyrstu mánuðum í starfi. 

 

Ertu tilbúin/n fyrir starfsmannasamtalið?

Nú er runninn upp sá tími árs að margir vinnustaðir eru farnir að undirbúa starfsmannasamtöl. Margar stofnanir nálgast verkefnið á hefðbundinn máta þar sem samtalið fer fram reglulega og er sett upp með nokkuð formlegum hætti þar sem starfsmaður og stjórnandi hittast árlega og ræða ákveðin mál sem undirbúin hafa verið fyrirfram með aðstoð gátlista og annarra undirbúningsgagna.

Góður undirbúningur getur skilað vel heppnuðu samtali þar sem rædd eru atriði sem skipta þig máli.

Mikilvægt er að starfsmenn og stjórnendur undirbúi sinn hluta vandlega til að leggja sitt af mörkum svo að samtalið skili sem mestum árangri. En mismunandi er hvernig tilfinningar starfsmannasamtöl vekja upp. Sumir hlakka til þess en samtalið getur valdið kvíða og vanlíðan hjá öðrum. Neikvæð upplifun af fyrri samtölum getur spilað stóran þátt en miklu máli skiptir þó að reyna eftir fremsta megni að nálgast verkefnið á jákvæðan máta. 

Ef ákveðið hefur verið að starfsmannasamtöl skuli haldin þá er það tækifæri til að hafa áhrif á starfið, starfsumhverfi og þróun í starfi. Hvernig til tekst er í raun sameiginleg ábyrgð starfsmanns og stjórnanda. Með góðum undirbúningi er líklegra að samtalið fari vel fram og rædd séu atriði sem skipta raunverulegu máli.

Svaraðu grunnspurningunum hérna til hliðar þegar þú byrjar að undirbúa starfsmannasamtalið. Smelltu á spurningarnar til að fá meiri upplýsingar.

Dæmi um undirbúningsblað starfsmanns fyrir starfsmannasamtal

Dæmi um undirbúningsblað fyrir stjórnanda fyrir starfsmannasamtal

Ávinningurinn af vel heppnuðu starfsmannasamtali er margvíslegur en felur helst í sér mikilvæga miðlun upplýsinga milli starfsmanns og stjórnanda.

Starfsmaður fær uppbyggilegar upplýsingar um hvernig viðkomandi er að standa sig í starfi, gefist getur tækifæri til að tjá sig um starfsumhverfið og samskipti við aðra starfsmenn, viðkomandi getur gert sér betur grein fyrir væntingum og bætt skilning sinn á eigin starfi og starfsþróun.

Þetta skiptir máli því að nútímasamfélagið sem við lifum í breytist mjög hratt og verða starfsmenn að geta tileinkað sér nýja hæfni og lært samhliða því að starfa. 

Viðhorf þátttakenda hefur mikil áhrif á árangur samtalsins og því er mikilvægt að draga úr neikvæðum áhrifum með uppbyggilegum samskiptum um ferlið.

Það má segja að starfsmaður og næsti yfirmaður viðkomandi „eigi“ starfsmannasamtalið saman. Það er að segja, ef annar aðilinn nálgast verkefnið ekki af heilum hug þá hefur það veruleg áhrif á niðurstöðu samtalsins og hvernig mun ganga að fylgja því eftir.

Gagnlegt er að koma ábendingum á framfæri áður en samtalið fer fram og getur stuttur undirbúningsfundur komið sér vel ef grunur leikur á að framkvæmd samtalsins geti reynst erfið. Undirbúningsfundinn er hægt að halda með hópi starfsmanna ef slíkt hentar betur. 

Sú áætlun og markmið sem sett eru upp í starfsmannasamtalinu verða að vera í takti við heildarstefnu og starfsáætlun stofnunar. Mikilvægt er að horfa fram á veginn í starfsmannasamtalinu og taka fyrir verkefni og mál sem tilheyra nútíð og framtíð því það þjónar litlu að eyða miklum tíma í að velta fyrir sér hvað sé liðið og skoða um of gömul vandamál.

Það er líklegra til árangurs að skoða verkefnin sem eru í gangi núna og næstu misseri og setja markmið sem hafa áhrif á frammistöðu í framtíðinni. 

Markmið sem eru raunhæf og tengjast stefnu stofnunarinnar eru líkleg til að hafa áhrif á líðan í starfi og tengsla við vinnuumhverfið og hjálpa til við að ná árangri í starfi.

Mörgum reynist erfitt að fylgja þeirri áætlun sem sett er upp í starfsmannasamtalinu eftir og er eftirfylgnin oft skilgreind sem meginverkefni stjórnandans. Eins og áður hefur komið fram þá „eiga“ starfsmenn og stjórnendur samtalið saman. Því er mikilvægt að starfsmenn hugi að hvað þeir geti gert til að fylgja málum eftir.

Áætlunina og markmiðin tengd henni þarf að skoða reglulega yfir árið og getur verið gott fyrir starfsmenn að sýna frumkvæði og kalla reglulega eftir endurgjöf og skoða tímasett markmið. Þannig má koma í veg fyrir að málum sé ekki fylgt nægilega vel eftir. 

Með reglulegum samskiptum yfir árið, sem geta bæði verið formleg og óformleg, má einnig taka á vandamálum þegar þau koma upp í stað þess að bíða eftir næsta árlega samtali. Þannig má viðhalda þeirri stefnu að starfsmannasamtölin fjalli um nútíð og framtíð en minna um fortíðina.

Einn mikilvægasti hluti starfsmannasamtalsins er að leggja línurnar fyrir sí- og endurmenntun starfsmanna og velta fyrir sér hvaða hæfni þurfi til að sinna starfinu og hvort hæfnikröfurnar hafi breyst. Skoða þarf starfslýsingu vandlega í þessu samhengi og athuga hvort nauðsynlegt sé að gera breytingar miðað við þær kröfur sem gerðar eru.

Skoða þarf sérstaklega tímabundin verkefni og önnur sérstök verkefni og athuga hvort þau séu í raun tímabundin eða orðin hluti af starfinu. Einnig er mikilvægt að starfsmaður skoði námskeiðsframboð og velti fyrir sér fræðsluþörf sinni.

Flestar stofnanir bjóða uppá ýmsa fræðslumöguleika og hafa aðildarfélagar Starfsmenntar aðgang að fjölbreyttu námsframboði þeim að kostnaðarlausu. 

Smelltu hérna til að skoða námsframboð Starfsmenntar.

Stofnanir og starfsmenn stofnana lifa og hrærast í rauntíma og eru hluti af samfélagi sem einkennist af auknum hraða og breytingum á tækni. Störfin innan stofnana eru að breytast líkt og störf í fyrirtækjum á hinum almenna markaði.

Ákall um meiri framsækni, aukna þjónustu, fjölbreytt upplýsingaflæði ásamt skilvirkni og sjálfvirkni afgreiðslu gerir það að verkum að hinn opinberi starfsmaður þarf að huga að hæfni sinni nánast daglega og vera þátttakandi í virkri starfsþróun og hluti af öflugu teymi sem hefur sameiginlega framtíðarsýn.

Það borgar sig að sýna frumkvæði og líta á starfsmannasamtöl jákvæðum augum þar sem gefst tækifæri til vaxtar og þróunar í starfi.