Hvatning er flókið fyrirbæri og ein helsta áskorun stjórnanda er að skilja hvað hvetur starfsmann og hvað letur. Talað er um innri og ytri hvatningu sem merkir að upprunan að löngun einstaklings til að sýna af sér tiltekna hegðun er ýmist að finna hjá einstaklingnum sjálfum eða í ytri þáttum:

  • Innri hvatning á sér uppruna hjá einstaklingnum sjálfum og byggir á hugsunum, tilfinningu og líkamlegum þörfum. Einstaklingur, sem vinnur verk af innri hvatningu, gerir það af eigin áhuga og til ánægju fyrir sig án þess að eiga í vændum verðlaun, umbun eða refsingu. 
  • Ytri hvatning á sér uppruna í ytri þáttum og getur birst í formi verðlauna, umbunar eða refsingar. Einstaklingur sem vinnur tiltekið verk eða sýnir af sér ákveðna hegðun gerir það vegna þess að hann fær umbun fyrir eða að hann óttast refsingu. 

Í starfsumhverfi teljast laun og hlunnindi m.a. til ytri hvata. Óttinn við uppsögn og starfsmissi getur líka verið sterkur ytri hvati. Innri starfshvöt er tengd tækifærum starfsmanns til að blómstra í sínu starfi, hafa áhrif á verkefnin og vinnslu þeirra. Þættir sem hafa áhrif á innri starfshvöt geta verið sjálfstæði í starfi og möguleikar til starfsþróunar og vaxtar. Innri hvati getur einnig verið löngun einstaklings til að láta gott af sér leiða og hafa jákvæð áhrif á líf annarra.

Er innri hvatning meiri hjá opinberum starfsmönnum en þeim sem starfa á almenna markaðinum?
Því er stundum haldið fram að einstaklingar, sem kjósa að starfa hjá hinu opinbera, hafi sérstaka innri hvatningu (public service motivation) og séu fremur drifnir af innri hvötum til að láta gott af sér leiða til samfélagsins og hafa áhrif á gæði þeirrar þjónustu sem hið opinbera veitir. Sú þjónusta skapar iðulega lítinn sem engan fjárhagslegan ávinning fyrir eiganda sinn, ríki eða sveitarfélag, en skapar virði fyrir einstaklinginn sem nýtur hennar og/eða samfélagið sem heild. Þjónusta hins opinbera snertir alla einhvern tímann á lífsleiðinni. Það er enginn sem kemst hjá því að nýta opinbera þjónustu á leið sinni frá vöggu til grafar. Fæðing, skólaganga, skil á sköttum, þinglýsing lána og eignaskipta, heilbrigðisþjónusta, löggæsla, notkun vegakerfisins  já og svo tilkynningin um endalokin, í öllum tilvikum verður snerting við opinbera stofnun. 

Opinber störf eru krefjandi enda er verið er að sinna verkefnum sem snúa að persónulegum og oft viðkvæmum málum þjónustuþegans.

Hvað hvetur einstaklinga áfram í starfi?
Niðurstöður rannsóknar frá 2010 sýna að eftirtalin atriði virka hvetjandi og hafa jákvæð áhrif á frammistöðu starfsmanns. Ekki var gerður greinarmunur á starfi í opinbera geiranum eða á almennum markaði. Þau fimmtán atriði sem skoruðu hæst voru:

  1. Að vinna að áhugaverðum verkefnum
  2. Að sjá árangur af starfinu
  3. Að vinnan sé vel metin
  4. Að vera spurð(ur) álits og fá að vera með í ráðum
  5. Að þróast í starfi
  6. Að búa við atvinnuöryggi
  7. Að samstarfsfólk sé þægilegt
  8. Að komið sé eins fram við alla starfsmenn
  9. Að hafa tækifæri til þess að auka eigin færni 
  10. Að hafa skýr markmið að vinna að
  11. Að fá góð laun (11.-12.)
  12. Að starfið samsvari eigin hæfileikum (11.-12.)
  13. Að hafa möguleika til þess að sýna frumkvæði
  14. Að búa við góðar aðstæður
  15. Að vinnutími sé þægilegur

Í rannsókn frá 2013 voru stjórnendur og mannauðsstjórar hjá nokkrum opinberum stofnunum spurðir um hvað þeir teldu virka hvetjandi á starfsmenn. Stjórnendur nefndu ýmsa þætti sem umbun eða ytri hvatningu, til að mynda atvinnuöryggi, launabónusa, aðgengi að mötuneyti, líkamsrækt á vinnutíma og orlofshús á góðum kjörum. Stjórnendur nefndu einnig marga þætti, sem hafa áhrif á innri hvata, eins og gott starfsumhverfi, jákvæð samskipti, markmiðasetningu og möguleika til starfsþróunar. Viðmælendur töldu mannlegu þættina eins og það að koma vel fram við fólk, ýta undir jákvæð og góð samskipti og skapa aðstæður þar sem fólki líður vel í vinnunni, skipta mestu máli þegar kemur að hvatningu opinberra starfsmanna. Þetta stemmir vel við það sem fram kemur í mannauðsfræðum um að góð samskipti séu lykilatriði hvatningar og ýti undir drifkraft og helgun starfsmanna.

Margslungin áskorun fyrir stjórnendur
Það er margslungin áskorun fyrir stjórnendur að finna réttu leiðina til að hvetja starfsmenn og í raun er engin ein leið sú rétta. Verkefnið er síbreytilegt og tekur mið af því umhverfi sem stofnun starfar í, þeim verkefnum sem henni ber að sinna en ekki síður persónulegum aðstæðum og persónuleika starfsmanna og jafnvel almennu árferði í samfélaginu. Þess vegna er gríðarlega mikilvægt að stjórnendur hugleiði stöðugt hvaða leiðir eru færar til að skapa jákvætt og hvetjandi starfsumhverfi. Starfsfólk sem upplifir hvatningu í starfi er nefnilega líklegra til að vera ánægt í starfi og þar með líklegra til að standa sig vel og sýna stofnuninni tryggð. 

Veistu hvað hvetur þig?
Það er hollt hverjum einstaklingi að þekkja sjálfan sig og gera sér grein fyrir hvaða þættir í starfsumhverfi hafa hvetjandi áhrif á frammistöðu. Sum okkar þrífast á fjölbreyttum verkefnum, erli og því að vita aldrei hvað bíður okkar þegar við mætum til vinnu. Öðrum hentar betur að hafa hlutina í föstum skorðum og vita hvaða verkefni bíða á hverjum degi. 

Við eigum það öll sameiginlegt að vilja frekar sinna verkefnum sem reyna á styrkleika okkar heldur en veikleika og þegar við veltum fyrir okkur hverjir þessir styrkleikar eru, getur verið gott að spyrja sig: 

  • Hvenær upplifði ég síðast flæði (flow)? 
  • Hvað var ég að gera? 
  • Í hvers konar aðstæðum var ég?

Hvatning er ekki föst stærð og endingartíminn mislangur
Það er vert að muna að hvatning er ekki föst stærð, hvorki innri né ytri hvatning, heldur kemur hún í bylgjum og hún endist misvel. Þannig getur maður fundið fyrir hvatningu til að moka snjóinn af tröppunum einn morguninn og drifið í því en svo rennur næsti morgunn upp og þá vill svo til að kaffið kláraðist, krakkinn tók æðiskast og samstarfsfélaginn tilkynnti veikindi sem þýðir að verkefnin lenda öll á manni sjálfum. Þá er getur verið erfitt að finna hjá sér hvatningu til að moka snjó! 

Endingartími hvatningar er mismikill og þess vegna þarfnast hún stöðugrar upprifjunar og endurnýjunar. Sem dæmi má nefna markmið og loforð um heilsusamlegt líferni, grænan kost og reglubundna hreyfingu, sem margir setja sér um áramót, enda er hvatningin iðulega til staðar eftir leti- og lystisemdarlíf jólanna. En hvatningin endist misvel, hjá sumu fólki endist hún í marga mánuði en hjá öðrum er hún uppurin um miðjan janúar.

Fyrir stjórnendur er vert að muna að sama hvatningarleiðin virkar misvel á ólíka starfsmenn. Hún getur líka virkað misvel á sama starfsmanninn, það fer allt eftir dagsforminu. Stöðug hvatning með fjölbreyttum leiðum er þess vegna líklegust til að hitta í mark. Þá er einnig vert að muna að fjárhagsleg umbun t.d. í formi launahækkunar hefur til langs tíma séð minni áhrif á frammistöðu starfsmanna heldur en jákvæðar áskoranir í starfi, uppbyggilegt starfsumhverfi og nærandi samskipti. Stjórnendur hjá opinberum stofnunum ættu ávallt að leggja áherslu á að hlúa vel að samskiptum, hafa fólk með í ráðum varðandi verkefni og úrlausn þeirra og byggja upp sanna liðheild þar sem starfsmenn fá að sýna hvað í þeim býr.

Heimildir: