Fyrstu kynni sem starfsmaður fær af vinnustað geta skipt miklu máli bæði fyrir starfsmanninn og stofnunina. Báðir aðilar hafa ákveðnar væntingar til samstarfsins, sem nauðsynlegt er að samræma. Því er mikilvægt að þeir sem ráðnir eru til starfa kynnist fljótt skráðum og óskráðum reglum stofnunarinnar. Fagleg móttaka nýliða eykur tryggð, samsömun og þekkingu á stofnuninni og markmiðum hennar, auk þess sem hún minnkar líkurnar á að starfsmenn hætti störfum. Markviss þjálfun nýliða veitir starfsöryggi og eykur þekkingu á starfi, gæðum og afköstum.

Þekktar afleiðingar af ómarkvissri móttöku nýliða fyrir starfsmenn eru meðal annars:

  • Óöryggi og óvissa um hlutverk 
  • Vanþekking á starfi og vinnustað 
  • Aukin hætta á mistökum og rangtúlkunum 
  • Starfsmaður verður ekki hluti af hópnum og þekkir ekki samstarfsmenn sína. 
  • Líkur á að starfsmaður hætti aukast 
  • Starfsánægja minnkar 

Þekktar afleiðingar lélegrar móttöku nýliða fyrir vinnustaðinn eru meðal annars: 

  • Óviðeigandi hegðun 
  • Lítið frumkvæði, hvatning og metnaður 
  • Lítil hollusta gagnvart vinnustaðnum 
  • Starfsmaður er ósáttur og hættir 
  • Minni árangur og afköst 
  • Mistök og slysahætta 
  • Kostnaður við ráðningar og þjálfun 
  • Aukin starfsmannavelta ýtir undir enn meiri starfsmannaveltu

Markmiðið með góðri móttöku nýliða er að: 

  • Nýliðar fái markvissa og árangursríka aðlögun 
  • Nýliðar fái tækifæri til að nýta sér sem best þekkingu sína og hæfni 
  • Stytta þann tíma sem þarf til að ná færni, framlegð og öryggi í starfi 
  • Nýliðar tileinki sér skráðar og óskráðar reglur vinnustaðarins 
  • Stuðla að starfsánægju

Hver ber ábyrgð á móttökuferli nýrra starfsmanna?
Lykilatriði er að skipa ábyrgðaraðila á ferlinu en sá aðili getur verið framkvæmdastjóri, forstöðumaður, mannauðsstjóri, millistjórnandi eða annar stjórnandi. Viðkomandi getur falið öðrum starfsmanni að fylgja öllu ferlinu eða einstökum hlutum þess eftir en ber samt alltaf höfuðábyrgð á framkvæmdinni. Meginhlutverk ábyrgðaraðilans eru:

  • Að sjá til þess að virkt móttökuferli sé sett í gang á settum tíma.
  • Að sjá til þess að gátlistar og önnur gögn séu til staðar og séu útfyllt með viðeigandi hætti.
  • Að tryggja að atriðum undirbúnings og eftirfylgni sé framfylgt.

Hvert er markmiðið með móttökuferli nýrra starfsmanna?
Móttökuferli nýrra starfsmanna felur í sér að tekið er á móti nýjum starfsmanni/starfsmönnum á hlýlegan og skipulegan máta. Markmiðin með ferlinu eru nokkur:

  • Að skapa jákvæð tengsl starfsmanna við vinnustaðinn frá byrjun.
  • Að tryggja markvissa upplýsingamiðlun.
    Að draga úr líkum á aukinni starfsmannaveltu.
  • Að móta viðhorf starfsmanns til vinnustaðarins.
  • Að hafa áhrif á starfsánægju og starfsframlag nýja starfsmannsins.

Móttaka nýrra starfsmanna getur verið með ýmsum hætti og skiptir mestu að ferlið sé þannig hannað að það henti þeirri starfsemi sem um ræðir, sé í takti við áherslur vinnustaðarins og þá mannauðsstefnu sem er í gildi. Það má gera ráð fyrir að móttökuferlið taki um þrjá mánuði í heild sinni en það er hægt að stytta ferlið ef um tímabundna ráðningu er að ræða og/eða koma þarf starfsmanni hratt inní málin og fyrirliggjandi verkefni. 

Gagnlegt er að hanna gátlista um móttöku nýliða sem stjórnendur geta farið eftir. Í gátlistanum koma m.a. fram upplýsingar um sögu, stefnu, markmið, þjónustu, öryggismál, starfsmannamál, gæðamál, starfsmannafélag, trúnaðarmenn, starfsþjálfun, skipun starfsfóstra, o.fl. Einnig er gott að tilgreina ýmsa hagnýta þætti eins og vinnutíma, tölvubúnað, kaffitíma, sumarlokun, viðhorf til reykinga, aðstaða þeirra sem reykja, o.fl. Hér fyrir neðan er ferlinu skipti í fjögur skref og gefin dæmi um gátlista fyrir hvert skref.

Allir hlutar ferlisins tengjast innbyrðis og þess vegna er mikilvægt að huga að þeim öllum Síðasti hlutinn, eftirfylgnin, gleymist einna helst þegar allir eru farnir að sinna sínu. Þess vegna er árangursríkast að ábyrgðaraðili teikni upp ferlið í heild sinni og tímasetji hvern þátt svo ekkert gleymist.